Zachary Cummings, CPA Professional Corporation

Politique de Confidentialité

1. Introduction

Zachary Cummings, CPA Professional Corporation (« nous », « notre », « nos ») offre des services professionnels de tenue de livres, de comptabilité, de finances et de fiscalité aux petites entreprises et aux particuliers au Canada. Nous nous engageons à protéger la confidentialité et la vie privée des renseignements personnels et commerciaux qui nous sont confiés, conformément aux lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA).

La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, conservons, protégeons et communiquons les renseignements personnels dans le cadre de nos services professionnels.

2. Renseignements que nous recueillons

Dans le cadre de la prestation de services de comptabilité, de tenue de livres, de finances et de fiscalité, nous pouvons recueillir et traiter des renseignements personnels et commerciaux, notamment :

  • Noms, adresses, adresses courriel et numéros de téléphone

  • Renseignements commerciaux, y compris les informations sur les sociétés et les actionnaires

  • Données financières, dossiers comptables, renseignements bancaires et détails des transactions

  • Renseignements fiscaux, y compris les déclarations de revenus personnelles et corporatives, la correspondance avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) et les autorisations fiscales

  • Renseignements liés à la facturation et aux paiements

  • Documents et dossiers transmis par l’entremise de notre portail client sécurisé ou d’autres canaux sécurisés approuvés

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à la prestation de nos services et au respect de nos obligations légales, réglementaires et professionnelles.

3. Utilisation des renseignements

Les renseignements personnels et commerciaux sont utilisés uniquement aux fins suivantes :

  • Fournir des services de tenue de livres, de comptabilité, de finances et de fiscalité

  • Préparer et produire des déclarations de revenus et autres documents connexes

  • Communiquer avec les clients concernant les services, les mandats et les obligations de conformité

  • Transmettre des renseignements à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à d’autres autorités, lorsque cela est autorisé ou requis

  • Tenir des dossiers internes conformément aux exigences légales et professionnelles

  • Gérer la facturation et l’administration

Nous ne vendons, ne louons ni ne divulguons les renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales.

4. Consentement

En faisant appel à nos services et en nous fournissant des renseignements, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements conformément à la présente politique, sous réserve des exigences légales et réglementaires.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de nos obligations contractuelles, légales ou professionnelles pouvant exiger la conservation de certains renseignements.

5. Conservation et traitement des renseignements

Les renseignements sont principalement conservés et traités au Canada. Toutefois, certains fournisseurs de services ou logiciels utilisés dans le cadre de nos services peuvent conserver ou traiter des données à l’extérieur du Canada.

Lorsque des renseignements sont traités à l’extérieur du Canada, nous prenons des mesures raisonnables pour assurer qu’ils bénéficient de protections appropriées conformes aux normes canadiennes en matière de protection de la vie privée.

6. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures administratives, techniques et physiques appropriées à la sensibilité des renseignements que nous traitons, notamment :

  • Chiffrement complet des disques sur tous les appareils de travail

  • Sauvegardes chiffrées hors ligne conservées sur des supports externes sécurisés

  • Portail client sécurisé pour l’échange de documents et les communications

  • Logiciels professionnels de comptabilité et de fiscalité, y compris des systèmes de transmission électronique approuvés par l’ARC

  • Logiciels antivirus et de protection des appareils

  • Mesures d’authentification renforcées, incluant l’authentification à facteurs multiples lorsque disponible

  • Contrôles d’accès limitant l’accès aux renseignements aux seules personnes autorisées

Malgré ces mesures, aucun système n’est totalement à l’abri des risques. Nous prenons toutefois des mesures raisonnables pour protéger les renseignements contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie ou l’utilisation non autorisée.

7. Communication des renseignements

Les renseignements personnels peuvent être communiqués uniquement dans les situations suivantes :

  • À l’Agence du revenu du Canada ou à d’autres organismes gouvernementaux, lorsque cela est autorisé ou exigé par la loi

  • À des fournisseurs de services ou plateformes logicielles nécessaires à la prestation de nos services (p. ex. logiciels comptables ou fiscaux), sous réserve d’obligations de confidentialité

  • Lorsque requis par la loi, une ordonnance judiciaire ou une autorité réglementaire

Nous ne communiquons pas les renseignements personnels à des fins étrangères à nos services professionnels.

8. Conservation des renseignements

Les renseignements sont conservés uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et afin de respecter les exigences légales, réglementaires et professionnelles.

Les périodes de conservation comprennent généralement :

  • Dossiers financiers et fiscaux : minimum de sept (7) ans, ou plus longtemps lorsque requis

  • Dossiers de mandats et communications : conservés conformément aux normes professionnelles

  • Les renseignements sont supprimés ou détruits de façon sécuritaire une fois les obligations de conservation respectées

9. Vos droits

Conformément aux lois canadiennes sur la protection de la vie privée, vous avez le droit :

  • D’accéder à vos renseignements personnels

  • De demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets

  • De retirer votre consentement, sous réserve de certaines obligations légales et professionnelles

  • De déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Les demandes doivent être soumises par écrit à l’aide des coordonnées ci-dessous.

10. Modifications à la présente politique

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements à nos pratiques, à nos services ou aux exigences légales. La version la plus récente sera toujours affichée sur notre site web. L’utilisation continue de nos services constitue une acceptation des modifications.

11. Coordonnées

Pour toute question concernant la présente politique ou nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec :

Zachary Cummings, CPA Professional Corporation
Courriel : info@zacharycummingscpa.ca